Mai 2017 – 8 Jahre Fundraising-Wiki

Konzept zur Förderung der Transparenz bei kleinen spendensammelnden Organisationen/ Transparenz - Auskünfte

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Auskünfte

In diesem Abschnitt werden die Auskünfte, die den Entscheidungsträgern ohne weitere Nachfrage zur Verfügung gestellt werden sollen, angegeben und näher beleuchtet. Wie in den Abschnitten 3.1 und 3.2 erläutert, richten sich die Informationen hauptsächlich an die Spender.

Vorstellung

Zunächst ist es für Außenstehende elementar zu erfahren, mit was für einer Organisation man es zu tun hat. Es ist daher wichtig, daß sich die Organisation kurz vorstellt und so ihre Identität formuliert. Diese Angaben sind zweifelsohne als eine Art Bewerbung um eine Zuwendung zu betrachten. Vorzustellen sind in diesem Zusammenhang das Leitbild, bestehend aus der Vision, die sich in einem Slogan niederschlägt, und der Mission, die sich in einer „Engagementbeschreibung“ ausdrückt. Die „Engagementbeschreibung“ macht dabei auch Aussagen zu den Werten der betreffenden Organisation. Diese Angaben bilden den Rahmen innerhalb dessen sich das Handeln der Organisation im sozialen Raum bewegt und gerade auch daher ist es sehr wichtig hierzu eine Auskunft zu erhalten. Im Anhang ist dargestellt, wie diese Informationen formuliert werden können.

Rechtliche Informationen

Diese Informationen beschreiben die rechtliche Grundlage der Organisation. Sie dienen in erster Linie dazu die rechtlichen Rahmenbedingungen darzustellen und die Organisation als juristische Person einschließlich ihres rechtlichen Wesens mitsamt externen Anknüpfungspunkten, wie Kontaktdaten, identifizieren zu können. Die rechtlichen Informationen bestehen aus mehreren Informationsbereichen, die im folgenden dargestellt werden.

Allgemein

Zu diesen Informationen gehören der vollständige Name, Rechtsform, Sitz, Gründungsdatum, Registerdaten und Wirtschaftsjahr der Organisation. Der Vereinszweck, der ebenso diesem Punkt zuzuordnen ist, sollte gesondert dargestellt werden, da dieser von besonderem Interesse ist. Ein Muster für die Darstellung dieser Informationen befindet sich im Anhang dieser Arbeit.

Zweck und Satzung

Die Satzung ist die schriftlich niedergelegte Grundordnung der Organisation, die sich deren Mitglieder gegeben haben. Sie verrät, welchem Zweck die Organisation dient und ob sie gemeinnützig tätig ist. In ihr werden auch die wichtigsten organisatorischen Regelungen, wie bspw. deren Aufbau und Verantwortlichkeiten festlegt.

Die vollständige Fassung der Satzung muß stets zur Einsicht verfügbar sein. Im Rahmen der Informationsveröffentlichung für potentielle Förderer sollten ein paar Ausschnitte hervorgehoben werden. Zum einen ist dies der Paragraph, der den Zweck der Organisation beschreibt, zum anderen der Paragraph bezüglich der Gemeinnützigkeit. Ein Beispiel wie diese Informationen dargestellt werden können, befindet sich im Anhang dieser Arbeit.

Entscheidungsträger

Es ist wichtig, die Entscheidungsträger der Organisation unter Hinweis auf ihre jeweilige Funktion, und seit wann sie diese ausüben, anzugeben. Der geschäftsführende Vorstand gemäß § 26 BGB „Vorstand und Vertretung“[1] ist ebenso kenntlich zu machen. Auch die Nennung weiterer Führungspositionen bei anderen Organisationen sind anzugeben. Ergänzend sollte eine Kurzbiographie einschließlich der Motivation bezüglich der Mitarbeit in der Organisation vorhanden sein. Auch diese Angaben sind, wie die Vorstellung der Organisation an sich, als eine Art Bewerbung um eine Zuwendung zu betrachten. Die Beschreibung der Entscheidungsträger sollte dabei der „Corporate Communication“[2] der Organisation folgen. Im Anhang findet sich ein Beispiel, wie die Angaben gemacht werden können.

Sonstige

Unter diesen Informationen sind die Kontaktangaben zu verstehen. Dazu gehören die Anschrift des Sitzes der Organisation sowie der Hauptgeschäftsstelle, sofern letztere von ersterer abweicht. Daneben sind noch Rufnummer und E-Mail- sowie Internetadresse anzugeben. Im Grunde entsprechen die Daten denjenigen, die regulär auch im Rahmen der Impressumpflicht angegeben werden müssen. Wie die Angaben gemacht werden können, sehen Sie im Anhang.

Steuerliche Informationen

Diese Informationen ermöglichen es, die Gemeinnützigkeit der Organisation verifizieren zu können. Angegeben werden müssen daher die Steuernummer und das Finanzamt bei der sie geführt wird. Auch die Zusammenfassung zur Bescheinigung der Gemeinnützigkeit wird hier angegeben. Ein Scan des Schreibens sollte stets zur Einsicht verfügbar sein. Im Anhang befindet sich ein Muster zur Angabe dieser Informationen.

Finanzinformationen

Diese Informationen geben an, wie viel Geldmittel die Organisation eingenommen hat und für was sie ausgegeben wurden. Die Darstellung sollte zum einen in tabellarischer Form erfolgen, welche die konkreten Daten angibt, und zum anderen als Kreisdiagramm visualisiert werden. Mit konkreten Daten sind dabei die absoluten Beträge, auf den vollen Betrag gerundet, sowie deren jeweilige relative Höhe in Prozent, auf eine Nachkommastelle gerundet, gemeint. Bei der Zusammenstellung dieser Informationen kann die Organisation auf die vom beauftragten Steuerberater zusammengestellten Daten zurückgreifen, so daß der Aufwand bei der Zusammenstellung der Auskünfte zumutbar ist.

Die Darstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung, die üblicherweise im Zusammenhang mit den Einnahmen und Ausgaben erfolgt, ist nicht zweckmäßig. Dies deshalb, weil eine Gewinn- und Verlustrechnung nicht allgemeinverständlich und einfach zu interpretieren ist und somit eine Voraussetzung für Transparenz[3] nicht erfüllen kann. Vielmehr sind nur die Einnahmen und Ausgaben darzustellen. Gleiches trifft auf die Darstellung der Vermögenswerte zu. Die sonst übliche Bilanz ist aus dem gleichen Grund durch eine Vermögensaufstellung zu ersetzen.

Einnahmen

Was die Einnahmen an Geldmittel angeht, so ist eine Gliederung der Angaben entsprechend der Vier-Sparten-Rechnung nicht zweckmäßig, da diese Unterscheidung rein steuerrechtlicher Natur ist. Vielmehr sollte die Gliederung nach folgenden Punkten erfolgen: Spenden (nach natürlichen und juristischen Personen getrennt), Mitgliedsbeiträge, Fördermittel (nach Stiftungen und der Öffentlichen Hand getrennt), Sponsorengelder, Erbschaften, Beiträge für Vereinsleistungen, Verkaufserlöse, Zinseinnahmen, Mieteinnahmen, Bußgeldzuweisungen und sonstige Einnahmen.

Sofern sonstige Einnahmen erzielt wurden, sind stichwortartig die entsprechenden Einnahmequellen anzugeben. Sofern keine Einnahmen über eine der benannten Einnahmequellen erzielt wurden, ist dies ebenso im Rahmen einer Anmerkung anzugeben.

Für den Fall, daß ein einziger Betrag mehr als 10 % der Gesamteinnahmen ausmacht, so ist dies gesondert unter Angabe des Namens, des Ortes und des Betrages anzugeben. Bei natürlichen Personen und analog bei juristischen Personen etc. in der Form ‚Manfred Beispiel, Musterstadt, 6.500 EUR‘ oder bspw. bei Veranstaltungen ,Vereinsfest, Musterstadt, 5.200 EUR‘.

Eine kurze Beschreibung der Informationen zu den Einnahmen ist zweckmäßig, um auf die wichtigsten, aus ihnen abzuleitenden Erkenntnisse hinzuweisen. Die Darstellung sollte wie im Anhang angegeben aussehen.

Ausgaben

Bezüglich der Ausgaben einer kleinen Organisation sollte die Aufgliederung nach Sachkosten, Personalkosten und Dienstleistungskosten erfolgen. Die Sachkosten umfassen die Ausgaben für Material (z. B. Büromaterial, Werbematerial, Projektmaterial, usw.), Ausstattung (bspw. Geräte und Möbel) sowie Betriebsmittel (z. B. Energie, Wasser, Miete). Ausgaben für Personal, sei es haupt- oder nebenamtlich beteiligt, machen die Personalkosten aus. Dienstleistungskosten sind die Kosten für Kommunikation (bspw. Telefon, Porto), Gebühren und Zinsen, Versicherungen, Agentur- und Beratungsleistungen sowie andere Dienstleistungen.

Für den Fall, daß ein einziger Betrag mehr als 10 % der Gesamtkosten ausmacht, so ist dies gesondert unter Angabe der betreffenden Kostenposition und des Betrages anzugeben.

Eine gesonderte Ausweisung von Werbe- und Verwaltungskosten ist bei Organisationen dieser Größe nicht zweckmäßig. Dies deshalb, weil eine genaue wie einheitliche Abgrenzung ohne externe Kontrolle nicht sichergestellt werden kann. Daher ist eine solche Abgrenzung nicht zweifelsfrei nachvollziehbar und somit nicht transparent. Eine Behebung dieses Problems durch detaillierte Erläuterungen und Anmerkungen ist nicht auch möglich und sinnvoll, da so die geforderten Voraussetzungen für Transparenz[4] nicht erfüllt werden.

Eine kurze Beschreibung der Informationen ist auch hier zweckmäßig, um auf die wichtigsten, aus ihnen abzuleitenden Erkenntnisse hinzuweisen. Ein kurze Anmerkung, welche Kosten in den einzelnen Positionen zusammengefaßt wurden, ist ebenfalls vorteilhaft. Die Darstellung findet sich im Anhang.

Vermögenswerte

Was die Vermögenswerte einer Organisation angeht, so ist eine einfache tabellarische Aufstellung, aufgeteilt nach Material, Ausstattung und flüssigen Mitteln ausreichend, um diesbezüglich Transparenz zu verwirklichen. Die Prozentangabe bezieht sich hier, im Gegensatz zu den Informationen bei den Einnahmen und Ausgaben, nicht auf den Anteil des Betrages, sondern auf die Veränderung zum vorangegangenen Wirtschaftsjahr. Neben den bereits genannten Angaben ist auch der Jahresüberschuß, bzw. der Jahresfehlbetrag auszuweisen und zu begründen. Das Beispiel hierfür ist im Anhang angegeben.

Aktivitäten

Das Handeln einer Organisation zeigt sich vor allem auch in der Durchführung ihrer Aktivitäten. Eine transparente Darstellung der Organisation enthält daher in jedem Fall auch einen zusammenfassenden Bericht zu den Aktivitäten. Die Beschreibung erfolgt dabei gegliedert nach Aktionen und/oder Projekten. Sie enthält dabei nicht nur eine Aktions- oder Projektbeschreibung, sondern auch Angaben zu den entstandenen Kosten, gegliedert nach Sach- und Personalkosten sowie Angaben zum Zeitaufwand der beteiligten Mitarbeiter. Ein wichtiger Bestandteil ist auch die Aussage zum Ergebnis und der Zielerreichung der Aktion oder des Projekts, d. h. wie viele Personen erreicht bzw. wie viele unterstützt werden konnten. Gerade durch diese vorgenannten Angaben wird die Einschätzung von Effizienz und Effektivität der Aktivitäten am besten ermöglicht, weil so das Verhältnis von Kosten und Nutzen deutlich wird. Dargestellt werden sollten mindestens alle Aktionen und Projekte, die entweder über 10 % der Ausgaben verursachen oder den Betrag von 2.500 EUR überschreiten. Ideal wäre allerdings die Darstellung aller durchgeführten Aktivitäten. Im Anhang findet sich zur Orientierung die exemplarische Darstellung eines Projektes.



  1. Willenserklärungen Dritter gegenüber der Organisation können einer Person aus diesem Personenkreis abgegeben werden.
  2. Als „Corporate Communication“ werden die nach innen und außen angewendeten kommunikativen Gepflogenheiten (bspw. Stil, Form, etc.) einer Organisation bezeichnet.
  3. Vgl. Abschnitt „3.1 Voraussetzungen“.
  4. Vgl. Abschnitt „3.1 Voraussetzungen“.

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