Mai 2014 – 5 Jahre Fundraising-Wiki

Artikel:Umschlag

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Der Umschlag, auch Briefumschlag oder Kuvert genannt, ist einer der Bestandteile eines Mailing-Packages. Er ist das Erste was der Empfänger des Briefes sieht.

Inhaltsverzeichnis

[Bearbeiten] Funktion

Die Anmutung des Umschlages entscheidet darüber, ob der Empfänger den Brief überhaupt öffnet oder ob er ihn ungelesen in den Papierkorb wirft. Dem Umschlag kommt auch deshalb eine hervorgehobenen Bedeutung zu, da er den ersten Eindruck bezüglich der versendenden Organisation (NPO) hinterlässt, der erfahrungsgemäß prägend ist. Auf das Zusammentreffen zweier Menschen übertragen, hat der Umschlag die Funktion einer persönlicher Vorstellung.

Der Umschlag muss Neugierde auf den Brief und das Interesse an dessen Inhalt wecken. Auch sollte der durch ihn vermittelte Eindruck der Corporate Identity (CI) sowie dem Corporate Design (CD) der Organisation voll entsprechen und nicht negativ wirken.

Die folgenden drei Fragen versucht der Empfänger beim Betrachten des Umschlages für sich zu beantworten:

  1. Wer schreibt mir? → Die Absenderangabe wird gesucht.
  2. Ist das Schreiben für mich? → Die Adressierung wird überprüft.
  3. Worum geht es überhaupt? → Mögliche Hinweise bezüglich des Inhalts werden gesucht.

Gemäß Siegfried Vögele einem Experten im Bereich Mailing nimmt sich ein Empfänger durchschnittlich 3 Sekunden Zeit, um sich diese Fragen zu beantworten und die Entscheidung zu treffen, ob er ihn öffnen wird.

[Bearbeiten] Ausführung

Bei der Erstellung und Gestaltung des Umschlages müssen aufgrund der Funktion, die der Umschlag innehat, etliche Punkte bedacht und berücksichtigt werden. Auch ist zu beachten, dass möglichst der Eindruck eines individuellen und persönlichen Schreibens entsteht, und nicht der eines Massenversands. Die Tatsache, dass es sich bei einem Schreiben um eine Massensendung handelt sollte dennoch nicht gänzlich verleugnet werden.

[Bearbeiten] Absenderangabe

Die Absenderangabe folgt der Corporate Identity (CI) sowie dem Corporate Design (CD) der Organisation. Sie schafft so einen Wiedererkennungswert für die Organisation, sowohl in Hinblick auf weitere Mailings, sowie auch auf deren Publikationen oder deren Website. Eine Vertrautheit wird so zudem geschaffen.

Es empfiehlt sich die Absenderangabe an zwei Stellen auf dem Umschlag anzubringen, um so die Suche des Empfängers durch schnelle Auffindbarkeit zu unterstützen. Zum einen wird die Angabe auf der Vorderseite, aber auch auf der Rückseite des Briefes aufgedruckt. Zumeist wird auf der Vorderseite als verkürzte Absenderangabe das Logo der Organisation sowie deren Namen, sofern er nicht bereits Logo enthalten ist, in der oberen linken Ecke des Umschlags platziert. Sofern auf der linken Seite des Umschlages ein weiteres Gestaltungselement zu finden ist, kann das Logo auch oben mittig platziert werden. Auf der Rückseite hingegen wird mittig auf dem runterfaltbaren Teil des Umschlages wieder das Logo der Organisation angebracht. Daneben enthält diese Absenderangabe die vollständigen Kontaktdaten mitsamt E-Mail-Adresse und Name der Website. Auch die Angabe eines Verantwortlichen der Organisation, seien es beispielsweise der Vorstand, der Geschäftsführer oder der Projektverantwortliche, ist empfehlenswert, da dies der Organisation eine menschliche Note verleiht.

[Bearbeiten] Adressierung

Bei der Adressierung eines Mailings ist peinlich genau darauf zu achten, dass die Anschrift einschließlich des Titels oder des akademischen Grades fehlerfrei sind. Ein Fehler an dieser Stelle hat starke negative Folgen auf das Empfinden des Empfängers, denn niemand möchte falsch angesprochen werden. Die Adressierung sollte auf den Umschlag gedruckt werden. Alternativ kann auch ein Fensterbriefumschlag verwendet werden, bei der die Anschrift auf dem inliegenden Brief gedruckt wurde. Adressetiketten sollten unbedingt vermieden werden, da diese dem Umschlag einen maschinellen Eindruck verschaffen und somit der persönliche Element verloren geht. Eine handschriftliche Adressierung bei einer Massensendung ist hingegen ein zu persönliches Element, das auch den falschen Eindruck für den Brief suggeriert. Diese Möglichkeit ist den persönlichen Spendenanschreiben vorbehalten, die einzeln und mit bedacht versendet werden.

[Bearbeiten] Frankatur

Die Verwendung einer Briefmarke ist hinsichtlich der Frankatur die beste Möglichkeit einem Mailing eine persönliche Note zu verleihen. Allerdings ist sie auch die aufwändigste und teuerste Methode. Eine weitere ebenso teure Möglichkeit ist der PLUSBRIEF INDIVIDUELL[1] als moderne Form einer persönlich gestalteten Ganzsache. Eine akzeptable Alternative stellt hierzu die Versendung als INFOBRIEF[2] oder INFOPOST[3] dar, bei der der aufgedruckte Frankiervermerk durch ein selbst gestaltetes Motiv ergänzt wird. Ein einfacher aufgedruckter Frankiervermerk ohne selbst gestaltetes Motiv ist auch noch möglich, wobei hier wieder der Eindruck einer Massensendung dominiert. Die Aufbringen eines Frankiervermerks mit Hilfe einer eigenen Frankiermaschine sollte unbedingt vermieden werden, während der Einsatz von FRANKIT ein Tabu darstellt.

[Bearbeiten] Aufmacher

Der Aufmacher (engl. Teaser) auf dem Umschlag gibt einen ersten Hinweis auf den Inhalt des Briefes und sorgt unterschwellig dafür, das diesbezüglich keine falschen Erwartungen beim Empfänger geweckt werden. Typische Aufmacher könnten wie „Wir brauchen Hilfe für unsere Arbeit“ oder „Helfen Sie in der Not“, etc. lauten. Sie werden hervorgehoben auf die Vorderseite des Umschlags gedruckt und sind farbig, schwarz-weiß sowie in Fett- oder Schreibschrift.

[Bearbeiten] Gestaltung

Die Gestaltung des Umschlags sorgt für die nötige Aufmerksamkeit für den Brief. Er bewirkt, dass er zwischen den anderen Sendungen im Briefkasten auffällt und hervorsticht. Neben dem bereits erwähnten Aufmacher ist der Aufdruck eines aussagekräftigen Symbols oder eines Fotos vorteilhaft, das dessen Aussage weiter unterstützt. Das Foto kann dabei entweder der Organisation ein Gesicht geben, also einen ihrer Repräsentanten, z. B. einen Prominenten oder Mitarbeiter zeigen, oder auch eine typische Hilfssituation ihm Rahmen ihrer Aktivitäten. Der Umschlag ist aber auch als Ganzes durchgängig gestalt- und bedruckbar. Letztgenannte Variante empfiehlt sich aber eher bei einer jüngeren und aufgeschlossenen Zielgruppe, denn bei einer älteren und konservativen. Dennoch darf nicht übertrieben werden, um zu vermeiden, dass der Brief mit dem einer x-beliebigen Klassenlotterie verwechselt wird.

[Bearbeiten] Vorausverfügung

Eine Vorausverfügung[4] befindet sich auf dem Umschlag, um die Arbeit der Anschriftenaktualisierung einer Organisation zu erleichtern und richtet sich naturgemäß nicht an den Empfänger des Briefes. Sie muss unbedingt bei der Hausliste angewandt werden und verhindert, obwohl sie eine kostenpflichtige Dienstleistung der Post ist, zukünftige Kosten bei weiteren Mailings. Der Vorteil ergibt sich aus dem stets aktuellen Adressbestand. Typischerweise gewählte und gemeinsam genutzte Vorausverfügungen sind „Bei Umzug Anschriftenberichtigungskarte!“ und „Wenn unzustellbar, zurück!“.

[Bearbeiten] Einzelnachweise

  1. Deutsche Post www.plusbrief-individuell.de, abgerufen am 7. Februar 2010.
  2. Deutsche Post Infobrief und Kataloge national - Frankierung, abgerufen am 7. Februar 2010.
  3. Deutsche Post Infopost und Kataloge national - Frankierung, abgerufen am 7. Februar 2010.
  4. Deutsche Post Vorausverfügung Brief national, abgerufen am 7. Februar 2010.


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