Mai 2014 – 5 Jahre Fundraising-Wiki

Artikel:Mailingzeitpunkt

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Der Mailingzeitpunkt, oder auch Versand- bzw. Aussendezeitpunkt, ist einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren eines Mailings und bezeichnet den Zeitpunkt an dem es versandt wird. Es ist daher sehr wichtig, diesen Zeitpunkt sorgfältig auszuwählen. Er ist abhängig von Anlass und Zweck des Mailings, sowie von Erfahrungswerten die mit der Erfolgswahrscheinlichkeit einer Reaktion des Empfängers zusammenhängen.

Der wichtigste Mailingzeitpunkt wird allgemein im Zusammenhang mit der Weihnachtszeit gesehen. Die Aussendungen werden dabei zwischen Ende Oktober und Anfang Dezember vorgenommen. Hierbei wird darauf gesetzt, dass sich Menschen während dieses Zeitraumes in einer besonderen Stimmung („Weihnachtsstimmung“) befinden, und so eher als zu jedem anderen Zeitpunkt im Jahr bereit sind, sich barmherzig zu zeigen und ihr Herz fremder Not zu öffnen. Da dieser Zeitraum praktisch von jeder Organisation (NPO) genutzt wird, lässt sich aufgrund der Vielzahl der eingehenden Spendenbriefe eine gewisse Ermüdung oder gar ein Überdruss bei den Empfängern vermuten. Daher sollte die Vorweihnachtszeit eher der Ansprache bereits vorhandener Spender aus der Hausliste denn der Gewinnung neuer Spender aus Fremdadresse dienen.

Als zweitwichtigster Mailingzeitraum gilt die Zeit zu Anfang des Jahres, also die Zeit von Januar bis März. Hervorzuheben ist hierbei der März als erfolgswahrscheinlichster Monat. Die Aussendungen werden hierfür zwischen Mitte Januar und Mitte März vorgenommen. Bei diesen Mailings möchte man zum einen diejenigen Menschen ansprechen, die noch nicht zur Weihnachtszeit gespendet haben und daher vielleicht ein „schlechtes Gewissen“ haben. Zum anderen rückt man bei diesen Mailings das Durchstarten ins neue Jahr und den frischen Elan mitsamt der Begeisterung für die Aktivitäten und Projekte der Organisation in den Vordergrund. Gerade diese Mailings eignen sich gut, um neue Spender auf Basis von Fremdadressen zu gewinnen.

Ein weiterer wichtiger Mailingzeitraum ist die Zeit von Juli bis September. Der Aussendezeitpunkt liegt hier zwischen Ende Juni und Ende August. Der Erfolg dieser Mailingzeitpunkte hängt hier allerdings noch stärker von der Zielgruppe ab, die für das Mailing ausgewählt wurde. Gerade jüngere Spendergruppen (< 60 Jahre) befinden sich während dieses Zeitraumes überdurchschnittlich häufig in der Ferien und können die Mailing-Package nicht sogleich öffnen. Der Spendenbrief landet folglich auf dem Stapel mit all der anderen Post, die zwischenzeitlich eingegangen ist, und wird nach der Rückkehr aufgrund der Vielzahl der vorgefundenen Schreiben eher entsorgt denn gelesen. Ältere Spendergruppen (> 60 Jahre) verweilen hingegen eher zu Hause, um diese schöne Jahreszeit zu genießen. Aus diesen Gründen sollten die demografischen Merkmale, wie Alter und Familienstand, bei der Empfängerauswahl wesentlich höher als sonst gewichtet werden. Diese Mailings eignen sich sowohl zur Spendergewinnung wie auch zur Spenderbindung und -entwicklung. Da Mailings während dieses Zeitraumes nicht so häufig versendet werden, steigt bei der älteren Spendergruppe zudem die Chance, dass das Mailing gelesen und darauf regiert wird.

Alle weiteren Mailingzeitpunkte ergeben sich in der Regel aufgrund der Aktivitäten der jeweiligen Organisation und bieten sich zwangsläufig als ideale Mailinganlässe an. Denkbar sind hier die Ausrichtung einer Veranstaltung (bspw. eine Tagung oder eine Fundraisingveranstaltung), die Bekanntmachung eines neuen Projektes oder großen Erfolges, wichtige Veränderungen innerhalb der Organisation, die Veröffentlichung des neuen Aktivitätenberichts („Geschäftsberichts“) oder einer anderen wichtigen Publikation sowie ein besonders zu würdigender Tag wie ein Jubiläum der Organisation oder ein Welttag im Zusammenhang mit dem Organisationsziel (z. B. Welttiertag, Weltblindentag, etc.). Beispielsweise wird eine Obdachlosenhilfeorganisaton stets den anbrechenden Winter oder starke Kälteperioden als Aussendezeitpunkt wählen, in der Obdachlose eine warme Bleibe für die Nacht benötigen; eine Tierschutzorganisation die beginnende Ferienzeit, in der besonders viele Tiere ausgesetzt, oder ein Schulförderverein zu Schuljahresbeginn wenn Kinder eingeschult werden.

Was Mailings im Zusammenhang mit dem Not- und Katastrophenfundraising betrifft, so wir der Mailingzeitpunkt naturgemäß vom jeweiligen Ereignis vorgegeben. Der Zeitpunkt sollte hier innerhalb von maximal zwei Wochen nach Eintritt des Not- oder Katastrophenfalls liegen.



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